PROCEDURĂ privind decontarea abonamentelor de călătorie pe mijloacele de transport local în comun ale studenților Universității Babeș-Bolyai din Cluj-Napoca
Link către tutorialul Platformei pentru decontarea abonamentelor de transport local în comun pentru studenții UBB: https://dtic.ubbcluj.ro/tutorial/depunere-cerere-decont-abonament-ctp/
Temei legal
➢ Prevederile art. 128 alin. (3) și art. 149 alin. (3) litera g) din Legea învățământului superior nr. 199/2023,
➢ H.C.L. nr. 712/2023 emisă de Consiliul Local al Municipiului Cluj-Napoca,
➢ Hotărârile de Consiliu Local pentru aprobarea prețurilor practicate pentru transportul public local,
➢ Contractul Instituțional anual, încheiat între Ministerul Educației și Universitatea Babeș-Bolyai din Cluj-Napoca.
I. Criterii de eligibilitate:
Studenții eligibili pentru decontarea costurilor aferente achiziționării abonamentelor de călătorie pe mijloacele de transport public local sunt studenții care îndeplinesc cumulativ următoarele două condiții:
➢ sunt înmatriculați la Universitatea Babeș-Bolyai la programele de studii universitare de: licență, masterat și doctorat la forma de învățământ cu frecvență;
➢ au vârsta de până la 30 de ani împliniți.
Studenții sunt eligibili până la data pierderii calității de student (exmatriculare / absolvire studii).
II. Decontarea abonamentelor se face pe tot parcursul anului calendaristic, după cum urmează:
➢ 100 % din valoarea abonamentului de călătorie pe mijloacele de transport public local pentru studenți, astfel:
− pentru studenții din Municipiul Cluj-Napoca: 90% va fi suportat de către UBB și 10% din bugetul local pe baza contractului privind susținerea financiară de către Municipiul Cluj-Napoca;
− pentru studenții din Municipiul Reșița: 50% va fi suportat de către UBB și 50% din bugetul local.
➢ 100% din valoarea abonamentului de călătorie pe mijloacele de transport public local, se realizează de către Universitatea Babeș-Bolyai, pentru studenții cu unul sau ambii părinți decedați, precum și studenții proveniți din centre de plasament sau care au fost în plasament la familia extinsă, substitutivă sau la asistent maternal, potrivit prevederilor art. 64 alin. (1) din Legea nr. 272/2004 privind protecția și promovarea drepturilor copilului, cu modificările și completările ulterioare. Încadrarea studentului în această categorie se va realiza de către student la momentul completării formularului online menționat la punctul III. 1 din prezenta procedură, prin atașarea documentelor doveditoare.
III. Etapele procesului de decontare:
1. Completarea de către fiecare student care solicită decont, a unui formular accesibil online pe platforma Universității Babeș-Bolyai, în următoarele perioade:
− 01 – 31 ale lunii pentru abonamentele achiziționate/achitate în luna curentă;
− 01 – 10 ale lunii pentru abonamentele achiziționate/achitate în luna precedentă.
Cererile se depun lunar, fără ca acestea să se poată depune ulterior cumulat pentru mai multe abonamente achiziționate/achitate.
2. Studentul are obligativitatea să atașeze la cerere următoarele documente în format electronic, după caz: bon fiscal, chitanță, precum și seria cardului nominal emis de compania de transport.
3. Cererile depuse vor fi verificate cu baza de date a Universității Babeș-Bolyai și cu centralizatorul primit de la compania de transport cu privire la abonamentele emise/încasate.
4. Validarea cererilor se va realiza în intervalul 11 – 13 a lunii pentru cererile depuse conform punctului 1, de către Serviciul Social cu ajutorul aplicației pusă la dispoziție de D.T.I.C. (Direcția Tehnologiei Comunicațiilor și Informației)/CU UBB Reșița, în conformitate cu criteriile stabilite.
5. După validarea datelor vor fi întocmite centralizatoarele de plată la nivelul Serviciului Social/CU UBB Reșița, în intervalul 13 – 15 a lunii.
6. Procesarea spre plată a centralizatorului va fi realizată de către Serviciul Financiar în perioada 15 – 20 ale lunii.
7. Arhivarea și păstrarea documentelor cu centralizatorul de plăți precum și cu documentele justificative se va face la Serviciul Contabilitate.
Tutorial Platformă pentru decontarea abonamentelor de transport local în comun pentru studenții UBB